L'Outsourcing Amministrativo e degli Approvvigionamenti

La terziarizzazione ha dapprima riguardato la produzione, successivamente alcuni servizi. Anche nell'area degli approvvigionamenti, soprattutto dei materiali non produttivi, e in quella amministrativa l'outsourcing determina notevoli vantaggi

L'Outsourcing e... le Cash Caws, una nuova ricca risorsa
Il trasferimento ad un partner esterno della gestione degli approvvigionamenti, soprattutto di materiali non produttivi, ha da un lato lo scopo di poter maggiormente concentrare le migliori risorse sulle attività strategiche e dall' altro di ottenere dei benefici economici dalla flessibilizzazione dei costi di gestione derivante da un accordo di outsourcing (aspetto caratterizzante questo modello di collaborazione).
Nel trasferimento della gestione avviene anche il decentramento della maggior parte dei lavori di routine, ciò contribuisce ad aumentare la motivazione delle risorse che ne vengono liberate che di pari passo sviluppano una maggiore professionalità a beneficio dell' aumento della competitività aziendale nel proprio mercato, consentendo, tra l'altro, di profittare piú intensamente delle aree di mercato piú remunerative (cash caw).

Le procedure e ........ le comunicazioni
Il processo di approvvigionamento è costituito da un numero di attività (o procedure) sequenziali che vanno dalla nascita della necessità ed emissione della richiesta di approvvigionamento al pagamento della merce acquistata.
Il numero delle procedure è aumentato nel tempo per esempio, in ambito ricambi per impianti, a causa del crescere del numero d' ordini necessari e ciò a seguito della frazionata provenienza dei componenti assemblati nei macchinari e della tendenza alla riduzione del valore immobilizzato in magazzino.
Lo svolgimento di ogni procedura che é parte del processo di approvvigionamento, genera un volume di documentazione ed informazioni che impegnano gli addetti nell'amministrarle e nella gestione delle comunicazioni (forward e feedback), sottraendo a se stessi tempo prezioso invece utilizzabile per lo svolgimento delle loro attività peculiari per esempio acquisto impianti e materie prime, gestione accordi, manutenzione e controlling.
Oltretutto va osservato che il numero delle procedure interne necessarie all'effettuazione di un approvvigionamento cresce in modo esponenziale con la crescita delle dimensioni delle strutture interne coinvolte nel processo.
Contemporaneamente aumenta il rischio di errori procedurali ed il caos informativo e questo riduce drammaticamente il grado di efficienza degli enti preposti. Ció rende molto complessa, articolata e costosissima la supervisione e la gestione. Tali costi, sempre più spesso, superano di molto il valore dell'oggetto da approvvigionare.

Interferenze procedurali ....... anche dall'esterno
L'impegno necessario per la sola amministrazione di tutte le procedure del processo di approvvigionamento è comunque quantificabile finché le procedure sono lineari, cioè fino a quando nel flusso del processo non sopravvengono interferenze, fenomeno invece molto frequente e sottovalutato nelle stime dei costi di gestione e che genera una serie di attività di supporto che non perseguono direttamente il fine aziendale ma diventano una necessità amministrativa.
Le interferenze procedurali vengono generate da fonti diverse, sia interne che esterne allo stabilimento.
L'interferenza può implicare uno stop alla sequenza delle attività del processo, causando nei casi peggiori di dover riiniziare le procedure a partire dall'ente richiedente, ció significa la ripetizione delle stesse attivitá amministrative e produzione di ulteriore documentazione, aumentando enormemente i costi di tutti gli uffici per i quali transita la procedura di approvvigionamento.
Tra l'altro aumentano in modo immisurabile i costi di comunicazione, di archiviazione dei documenti (vedi spazi occupati) e della relativa gestione e comportano enormi ritardi nelle pianificazioni temporali d'intervento.
Tratteremo questo importante argomento più dettagliatamente in future pubblicazioni.